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3.租馆材料

有租赁场馆意向的办展单位,须提供如下文字材料:

(一)展会批件

根据国务院《大型群众性活动安全管理条例》和《北京市大型社会活动安全管理条例》的相关规定,在北京地区举办的大型展览类活动,主承办单位必须出具省部级行政单位的书面批复,如商务部、科技部、农业部、中国国际贸易促进委员会等,部分展会也可由北京市人民政府所属的委、办、局批复。在北京市有大型活动(如全国人大及政协会议、国家重要庆典活动等)期间举办的展会,除需持有上述展览批件外,还须办理有关部门的相关批复。

全国农业展览馆作为北京主要综合性展览场馆之一,受北京市公安、消防部门的委托,在签订租馆合同前,由我馆代为审核举办展会的相关批件。展会批件原则上需在租馆合同签订前出示,部分例展例会及租馆与举办日时间间隔半年以上的展会,可放宽至合同签订后的规定时限内补交。补交批件不符合北京市公安、消防等部门要求的,视同合同乙方根本违约,按合同约定执行。

(二)活动委托书

对于主办单位将展会委托或聘请另一单位具体承办,并由承办单位租赁展馆、结算费用的,承办单位租赁展馆时,在出示展览批件的同时,还须出示展览主办单位的委托书,并进一步说明身份。个别展会还须出示承办单位与主办单位之间的协议书,以便了解展览关键环节各自的责任范围。如承办单位所负责任过轻,我们将选择直接与主办单位签订租馆合同。

(三)执照代码

签订租馆合同时,属企业性质的主承办单位,须提供本单位的《企业法人营业执照》副本复印件,并加盖公章;属事业性质的单位,须提供本单位的《事业单位法人证书》副本复印件,并加盖公章。该复印件仅供公安机关检查及场馆展览存档备案使用。

(四)法人身份

签订租馆合同的展览主承办单位,在提供本单位属性证明的同时,还须提供租馆合同签字法人的身份证复印件。该身份证复印件仅供公安机关检查及场馆展览存档备案使用。

(五)展会介绍

办展单位需提供拟办展会的文字材料,内容包括:

1、展会基本信息:拟办展会的名称、时间、展览规模、展示内容、预租场馆面积等。其中要说明该展会是否为首届,若不是首届则需提供往届的举办地、场馆名称、会刊等。

2、展会社会背景:拟办展会的类型,行业状况,国家相关政策,社会需求等。

3、展览组织机构:拟办展会的主办单位、承办单位、协作合作单位等(要详细列举主承办单位近两年所办展览的名称、地点、规模、效果等)。

4、展览展示内容:拟办展会的展品类型、展区划分、论坛策划、现场活动、领导专场等。

5、展会参展构成:拟办展会的招展方式、参展单位的构成及来源等。

6、展会观众来源:拟办展会的观众来源,嘉宾级别、专业观众、社会观众的组织方式,对参观人群有无行业、年龄方面的特别要求等。